Vous avez reçu la lourde tâche de vous atteler à la rédaction du cahier des charges de l'ERP de votre entreprise. Félicitations!
Cette tâche hautement stratégique vous a forcément amené à effectuer des recherches pour vous assurer de bien vous y prendre, et vous êtes donc tombé sur cet article sur le sujet.
Nous allons ensemble découvrir comment la tâche délicate de préparation du brief dans le déploiement du futur ERP peut être rendue plus simple avec le suivi de ces quelques conseils.
1. Impliquer un maximum de parties prenantes
Il n'y a pas de règle particulière en ce qui concerne l'attribution de la tâche de rédaction d'un cahier des charges. D'une entreprise et d'un projet à l'autre, la typologie des personnes qui s'en occupent peut varier (même si l'on retrouve très souvent des personnes du back office comme un pole d'Administration des ventes ou encore un pôle finance.)
Dans les meilleurs des cas, des "Change manager" ou des "Chefs de projets" peuvent s'avérer être des personnes à la vision plus ouverte pour identifier des besoins qui sont plus sous-marins.
Dans tous les cas, il est impératif d'impliquer tous les départements de l'entreprise qui utiliseront l'ERP après son arrivée. L'erreur souvent commise est de demander au manager comment les différents employés réalisent des choses du quotidien. Souvent, celui-ci ne les maitrise pas parfaitement (ou du moins, croit le savoir) ce qui conduit à un mauvais brief de départ.
Notre premier conseil donc est de ne pas hésiter à se rendre sur le terrain et accompagner des Key Users dans leur quotidien pour mieux identifier leur mission.
2. Des tables rondes pour ne pas s'appuyer sur ce qui est déjà fait
Il est extrêmement courant que quand nous demandions à nos clients pourquoi ils nous demandent des fonctionnalités, ils nous répondent: "je ne sais pas, elles y étaient avant et c'est important qu'elles le restent au cas où on en aurait besoin"
Clairement, ces fonctionnalités "parasites" vont polluer votre prochain outil et peuvent même déformer vos futurs processus !
Pour éviter ça, organisez donc des tables rondes avec seulement une personne representée par pôle et couvrez un seul workflow à la fois.
Par exemple, dans le cas d'un workflow sur le traitement d'une commande:
- Un commercial s'occupe de parler de la partie devis
- Un assistant commercial s'occupe de parler du traitement de la commande
- Un logisticien s'occupe de parler de la préparation de la commande
- Un comptable s'occupe de parler de la facturation et le paiement d'une commande
Ces tables rondes peuvent vite tourner en calvaire avec trop de membres. Celles-ci vont se contredire à longueur de temps et risquent de couvrir des sujets "spécifiques" ou "exotiques" plus que les cas généraux.
3. Identifier les responsables par processus applicatifs
Avec l'expérience, nous avons réalisé qu'une entreprise n'a pas tant de processus que celà pour fonctionner au quotidien. En revanche, il est très fréquent que celle-ci ne maîtrise pas du tout les étapes de ses processus.
Il n'est pas rare que beaucoup d'entreprises réalisent des formations et on-boarding qui ne sont plus d'actualité à ce que réalise réellement l'entreprise. N'avez-vous jamais entendu "ah ils t'ont dit ça en formation ? Mais n'importe quoi c'est plus du tout comme ça que l'on fait !". Malheureusement nos pauvre formateurs n'ont pas toujours les dernières informations du front et le brief peut être fondamentalement différent en fonction de celui qui le dit.
Pour limiter donc les risques de mauvaise information, il est important de lister tous les processus que réalise l'entreprise au quotidien pour prospérer.
Derrière chacun de ses processus, identifiez donc qui est la ou les personnes décisionnaires permettant de le valider.
Il est vitale que les responsables soient identifiés derrière chaque processus, sans quoi ceux-ci ne pourront être validés ou testés.
4. Ne pas partir des fonctionnalités déjà proposée par un ERP
Oui c'est tentant, c'est vrai. On pourrait simplement regarder les fonctionnalités proposée par un ERP et se dire qu'on a besoin de tout, comme ça on est certains de tout couvrir.
Sauf que voilà, qui dit "tout", dit aussi "flou" et donc du temps passé par l'équipement d'intégration pour rien. Le temps étant de l'argent, le budget peut très vite s'envoler avec une logique pareille !
Il faut donc mieux s'inspirer de la logique MVP (voir notre page sur le Minimum Viable Product pour plus d'informations) pour identifier rapidement les fonctionnalités vitales à son entreprise.
Des ERP modulaires comme Odoo sont souvent un bon choix dans ces cas là car ils permettent de n'activer et installer des modules un à un. Avoir un ERP évolutif est souvent un excellent choix pour suivre l'évolution de votre offre commerciale et ne pas être bloqué à cause de votre outil.
5. Faire appel à des consultants spécialisés
Nos Krafter peuvent vous accompagner activement dans la réalisation de cette tâche et vous conseiller au quotidien. Nous sommes capables d'échanger avec tous les services de votre entreprise et donc d'avoir un discours professionnel avec chacun d'entre eux.
Si être accompagné sur la rédaction d'un cahier des charges ERP n'hésitez pas à nous contacter !
